Pour vous plonger dans les questionnements qui ont précédé cette journée de test, on vous suggère de commencer par l’article précédent. Mais pour le déroulé concret du test, vous êtes au bon endroit !
Nous y voilà. Nous sommes fin mars 2024, et le train intercités qui nous a emmenés jusqu’à la Gare de Clermont-Ferrand semble avoir flotté sur les rails sans trembler*, et un grand ciel bleu nous accueille en terrasse pour déjeuner... !
Nous allons pouvoir tester nos prototypes de process et d’outils lors de la première réunion de suivi d’exécution budgétaire de l’année, d’abord avec la direction de l’Innovation (pour se faire la main) et ensuite, avec la direction de la Culture. Rappel de notre objectif : faire exister le suivi du carbone à l’endroit même des rituels du suivi financier.
Grâce au concours d’Angélique, directrice ajointe aux finances, cheffe d’orchestre de ces réunions de suivi, les deux vont s’enchaîner pour un après-midi de travail en présence du directeur de la Culture (DC), de la responsable du service de l’administration générale de la Culture (DC), du responsable des équipements de spectacle, et notamment de la Maison de la Culture (DC), de l’animatrice TEPOS en charge du bilan carbone de la Ville au sein du service du Dévelopement durable et de l’énergie (3DE), et du directeur de l’Innovation et de la Participation (DIP).
Ces mises en situation nous ont laissé une impression (positive) de relative fluidité des échanges et du déroulé, ce qui, pour une première, est assez encourageant. Si cette mise en situation est nouvelle, l’embarquement des directions au long cours à travers les démarches engagées par la collectivité depuis plus d’une année sur la trajectoire de décarbonation semble porter ses fruits, et avoir préparé les esprits, même ceux plus éloignés de notre programme Nouvelles Mesures.
Première chose à relever, chacun a joué son rôle en fonction de là où il parle , mais avec une certaine capacité à se décentrer de son statut et de son giron immédiat de responsabilités, pour s’investir sur le sujet carbone, dont personne n’est (pour l’instant) directement responsable au sein des directions. Les réactions, idées, propositions circulent entre « non-experts », qui se tournent parfois vers « l’experte carbone ».
Pour exemple, quand la directrice adjointe aux Finances cherche à identifier un moment qui serait commun à l’ensemble des agents de la Maison de la Culture pour amorcer l’enquête et la récolte de données, et son outillage. Ici, nul besoin d’expertise carbone particulière, mais plutôt d’un regard transversal de la part de la DFCG sur ce qui peut être communs aux directions (des temps forts, des réunions d’équipe, des équipement comme les badges qui peuvent jouer un rôle dans la collecte de données, etc).
Autre fait remarquable : l’adhésion rapide des participants à la thématique choisie (la mobilité des agents de la Maison de la Culture), dans ce qu’elle a de réaliste par rapport aux moyens et au niveau de maturité des acteurs, qui a été vu comme un bon moyen de mettre le pied à l’étrier, de poser les jalons d’un process et d’un questionnement qui sera similaire sur des sujets plus ardus, avec des niveaux d’impacts et d’ordre de grandeur supérieurs.
Mais également, alors que nous avions joué la « prudence » sur le niveau d’ambition et de complexité du sujet et de la donnée pour se concentrer sur les déroulés et les outils, la direction de la Culture est venu nous challenger, en soulignant le risque de perte de sens pour ses équipes d’une approche centrée uniquement sur les agents. Ces derniers pourraient selon lui ne pas comprendre l’accent mis sur la mobilité, sujet certes important mais ayant beaucoup moins d’impact que la question énergétique. Traiter les deux en concomitance, selon des échelles et des temporalités différentes par exemple, pourrait en revanche renforcer la légitimité de l’ensemble de la démarche, et donc faciliter l’embarquement des agents.
« Pour faire passer ça, il faut quand même dire que les agents ont conscience que le problème du bâtiment c’est qu’il s’agit d’une passoire thermique, donc ça risque de ne pas faire sens. Il faut faire preuve de pédagogie de ce point de vue, alors peut-on vraiment laisser de côté le sujet énergétique, lié à l’exploitation (…) le programme de rénovation étant renvoyé à quelques années (...) et laisser pendant ces années cette question (de l’énergie) dans un angle mort, ça pose question » - Directeur DC
C’est aussi prendre un peu de hauteur pour se resituer dans le chantier de la réorganisation du service et son intégration à la Maison de la Culture pour 2025, et penser déjà le pas d’après. Et accepter que si la question de la rénovation n’est pas traitée à court terme, ne serait-ce que pour des questions de mur d’investissement, une action plus immédiate est tout de même possible à la hauteur de nos moyens.
Commencer « petit » donc, pour ne pas créer d’effet de panique, mais ne pas créer non plus de phénomène contre-productif en s’empêchant des ambitions à plusieurs tiroirs.
Pour réussir à poser un cadre favorable à ces échanges dans ce qui devient, le temps de l’expérimentation, des réunions SEBTC (suivi de l’exécution budgétaire et de la trajectoire carbone – promis on va trouver mieux !) nous nous sommes appuyés sur des prototypes d’outils :
Une trame d’entretien de la session, intégrée au tableau de suivi existant de la DFCG : ce déroulé reprend les différentes phases de la réunion, les sujets devant être abordés, et l’objectif des échanges. Également un temps de projection dans les prochaines étapes et un relevé de décisions, un debrief général ;
Une visualisation du cycle annuel des rencontres, mais pas seulement : dans lequel s’inscrit cette première session (mars), mais aussi les prochaines (juin, septembre), avec les grandes lignes de déroulé pour chacune, et les étapes intermédiaires, d’inter-sessions avec les questionnements qui vont avec (que traiter ? qui fait quoi ? etc.) ;