Juin 2024 : retour à Clermont-Ferrand. Trois mois se sont écoulés depuis notre dernière visite et la première session d’expérimentation.
Nous arrivons cette fois avec deux grands objectifs :
Animer un atelier autour de la notion de Plan de Progrès, pour restituer l’enquête menée au printemps, et esquisser des pistes d’expérimentation.
Assister à la seconde session des réunions de suivi d’exécution, en adoptant cette fois-ci une position d’observation (la moins participante possible), pour constater les avancées depuis la session de mars, comment les directions se sont saisies (ou pas) du sujet, et quelles interrogations en ressortent.
Voici donc le récit de ces nouvelles explorations !
A l’issue de la session précédente (cf notre article *par ici),* nous nous étions quittés avec un sujet (la mobilité des agents de la Maison de la Culture), un objectif (présenter la démarche aux agents), un outil à tester (un tableau de relevé de la mobilité), et une équipe de personnes en charge de mener ces « travaux d’inter-session » : Jean-Marc, responsable des équipements de spectacles, et Sarah de la direction du Développement durable et de l’énergie (3DE) pour son expertise carbone. Même chose du côté de la direction de l’Innovation et de la participation (DIP), avec un plus petit nombre d’agents, mais offrant une seconde opportunité de tester l’usage du tableau de suivi carbone des mobilités.
Lorsque nous nous retrouvons dans la salle de la direction des Finances et du Contrôle de gestion (DFCG) pour cette seconde réunion de suivi d’exécution budgétaire, il y a un nouveau facteur autour de la table : l’imprévu !
Ici, il s’incarne par une absence prolongée et fortuite, entre les deux tests, d’Angélique, directrice adjointe des Finances. Souvenez-vous, c’est elle qui avait animé d’une main de maître la première session, et qui, de fait, devait disposer des éléments pour coordonner la suite... Cela a eu pour conséquence de redonner la main à Catherine, directrice des Finances, pour le pilotage de ces réunions de suivi.
D’où une première interrogation pour notre process : comment éviter que la responsabilité du suivi carbone repose sur une seule personne ? Comment la démarche peut-elle perdurer face aux aléas de l’organisation (des absences, mais aussi des urgences...), et comment faire pour que le sujet carbone ne soit pas la variable d’ajustement ?
Par ailleurs, le format de la session change complètement par rapport à la fois précédente. Catherine a donné cette fois-ci rendez-vous à un ensemble de directions sur le même créneau horaire, et les détails du déroulement nous manquent lorsque nous nous retrouvons toutes et tous autour de la table, dans la salle devenue un peu étroite pour faire tenir : la DFCG, la DIP, la direction de la Culture (DC), la direction des Sports, la direction de l’Éducation, la direction Petite Enfance (DPE) (sur grand écran), la 3DE, …et nous en observateurs ! La raison de ce changement ? Favoriser le partage entre services sur leur situation respective … et probablement aussi gagner un temps précieux pour la DFCG momentanément privée de sa directrice adjointe.
Comité élargi pour cette seconde réunion de suivi d’exécution !
On entre dès lors dans le vif du sujet : dérouler les chapitres de dépenses, leur exécution au regard de l’activité, du budget, de la période de l’année, des situations ordinaires et extra-ordinaires.
Zoomons sur la DC : le passage en revue de l’exécution budgétaire, que nous n’avions pas vraiment abordé lors de la première réunion car c’était encore trop tôt dans l’année, est assez intéressant dans ce qu’il peut révéler du parallélisme des formes entre l’approche budgétaire et l’approche carbone : « attention, vous êtes à 52 % d’exécution ; oui c’est normal d’avoir tels ou tels pics de dépenses à cette période de l’année, etc ». On prévoit, on met en lumière des échéances qui vont faire varier les dépenses, mais aussi les zones d’incertitudes, et surtout on s’assure que globalement la situation est « sous contrôle ».****
Concernant le sujet carbone, Catherine reprend la main avec une certaine aisance, rappelant le caractère expérimental de la démarche, tout en organisant la synthèse, l’animation et les relances, pour installer le sujet auprès des directions présentes autour de la table (dont certaines n’ont pas encore entendu parler de la démarche, comme la DPE et les Sports).
Côté DC et DIP, le tableau de suivi des mobilités des agents a bien été rempli, en collaboration avec Sarah. A la DIP, les premiers enseignements sont là : les données ne reposent certes que sur du déclaratif, mais elles révèlent que la moitié du budget carbone de la mobilité a déjà été « dépensé ». Concrètement, cela a déjà amené l’équipe à objectiver et renoncer à un de ses déplacements, jugé trop consommateur de carbone et pas « indispensable ».